Politique de confidentialité

Responsable de traitement

OctoGency est responsable des traitements décrits ici. Cette SARL est immatriculée au RCS de Castres sous le numéro 844 727 594. Son siège est situé 17B rue Jacques Limouzy, 81100 Castres. Ses coordonnées figurent dans les mentions légales.

Contact, urgences et candidatures

Votre adresse email, l'objet et le message sont nécessaires à l'envoi du formulaire. Vous pouvez aussi joindre des documents à votre candidature. Une demande d'urgence demande aussi votre nom, le numéro où vous rappeler, et l'adresse du site concerné si votre demande porte sur un site. Vous pouvez y joindre des captures d'écran.

Finalité

Répondre à votre demande ou étudier votre candidature, par email ou depuis votre page de suivi.

Base légale

Les mesures précontractuelles pour préparer un projet ou étudier une candidature. Notre intérêt légitime à répondre aux autres demandes.

Conservation

Douze mois après notre dernier échange, pièces jointes comprises.

Rendez-vous et diagnostic

Pour réserver un rendez-vous, vous indiquez votre nom, votre adresse email et le créneau souhaité. Un diagnostic de refonte demande aussi l'adresse de votre site. Le téléphone, l'entreprise, le contexte de votre projet et les pièces jointes sont facultatifs. Nous gérons la réservation sur notre infrastructure.

Finalité

Préparer votre rendez-vous ou votre diagnostic et vous tenir informé de ses suites par email.

Base légale

Les mesures prises à votre demande pour préparer un éventuel contrat.

Conservation

Douze mois après le rendez-vous ou notre dernier échange, pièces jointes comprises.

Suivi d'une demande

Votre page de suivi conserve votre demande, nos échanges et les documents transmis. L'accès se fait depuis votre espace client ou avec un code reçu par email, valable dix minutes. Après vérification du code, un cookie maintient cet accès pendant sept jours. Le fil n'accepte plus de nouveaux messages après quatre‑vingt‑dix jours sans échange.

Finalité

Vous permettre de compléter votre demande et de consulter les échanges avec notre équipe.

Base légale

Notre intérêt légitime à sécuriser les échanges liés à votre demande.

Conservation

Douze mois après le dernier échange, documents transmis compris.

Espace client

Votre compte est créé sur invitation de notre équipe. Nous conservons votre nom, votre adresse email, une empreinte de votre mot de passe et votre photo de profil si vous en ajoutez une. L'historique des connexions contient la date, le navigateur et une empreinte de l'adresse IP.

Finalité

Vous donner accès à vos rendez-vous et à vos demandes, et protéger votre compte.

Base légale

La préparation ou l'exécution d'un contrat avec vous. Notre intérêt légitime pour la sécurité du compte.

Conservation

Pendant la durée d'ouverture du compte. Les sessions sont supprimées trente jours après leur expiration ou leur révocation. Les tentatives de connexion sont conservées quatre‑vingt‑dix jours.

Visioconférence

Vos rendez-vous à distance se déroulent sur notre service de visioconférence, hébergé en France. Vous y accédez sans créer de compte. Les échanges audio et vidéo ne sont pas enregistrés.

Finalité

Assurer votre rendez-vous à distance.

Base légale

Les mesures prises à votre demande pour préparer un éventuel contrat.

Conservation

Aucun enregistrement, hors journaux techniques.

Protection contre les robots

Turnstile, fourni par Cloudflare, analyse notamment votre adresse IP et des informations sur votre navigateur pour détecter les robots. Cloudflare utilise aussi ces données pour améliorer sa détection. Lorsqu'un envoi est refusé, nos journaux enregistrent l'adresse IP et l'adresse email renseignée.

Finalité

Protéger les formulaires et les envois de documents contre les abus.

Base légale

Notre intérêt légitime à sécuriser le site et les échanges.

Conservation

Trente jours pour nos journaux techniques.

Journaux techniques

Nos serveurs enregistrent votre adresse IP, les pages demandées et la date des accès dans des journaux techniques. Ces informations servent à détecter les incidents et à protéger le site.

Finalité

Assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site.

Base légale

Notre intérêt légitime à assurer la sécurité du site.

Conservation

Trente jours, puis suppression.

Destinataires des données

L'équipe OctoGency traite vos demandes à Castres. Les données de vos demandes, rendez-vous et comptes clients sont hébergées en France sur l'infrastructure que nous exploitons. Les emails de suivi partent de notre serveur de messagerie. Les services listés ci-dessous participent au fonctionnement du site.

• Cloudflare protège les formulaires et les envois de documents avec Turnstile, selon les usages décrits plus haut.
• Discord reçoit les notifications destinées à notre équipe. Elles peuvent contenir l'objet de la demande, votre nom ou votre adresse email, votre entreprise et les informations du rendez-vous. Le contenu des messages et les pièces jointes ne lui sont pas transmis.
• Telegram transmet également ces notifications au responsable des demandes et des urgences, au moyen de notre bot OctoGency. Elles peuvent contenir la catégorie de votre demande, votre nom ou votre adresse email, votre entreprise, la date et le mode du rendez-vous, ainsi qu'un lien vers le dossier réservé à notre équipe. Les messages de votre conversation, les pièces jointes, les numéros de téléphone et les codes d'accès ne lui sont pas transmis.
• OpenFreeMap fournit le fond de carte affiché sur l'accueil. Votre navigateur contacte ses serveurs pour le charger et leur transmet notamment votre adresse IP. Ce service n'utilise pas de cookies.

Cloudflare et Discord peuvent traiter les données reçues aux États-Unis. Leurs politiques de confidentialité prévoient le recours au Data Privacy Framework entre l'Union européenne et les États-Unis et, selon les transferts, à des clauses contractuelles types. Vous pouvez demander des précisions sur ces garanties au contact indiqué dans la rubrique « Vos droits ».

Telegram conserve les notifications dans sa messagerie en ligne. Sa politique de confidentialité prévoit des échanges de données avec les sociétés de son groupe aux îles Vierges britanniques et à Dubaï, encadrés selon Telegram par des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne. Ces garanties sont propres à Telegram. Vous pouvez en demander les précisions à son représentant dans l'Espace économique européen ou à notre contact « Vos droits ».

Cookies

Ce site n'utilise aucun outil de mesure d'audience et ne dépose aucun cookie publicitaire. Les cookies décrits ici servent à l'authentification et à la sécurité.

À la connexion à votre espace client, deux cookies maintiennent votre session et permettent d'afficher votre état de connexion, pendant trente jours au plus. Le suivi par code utilise un cookie propre à la demande, valable sept jours. Cloudflare peut aussi utiliser des cookies techniques lors de la vérification Turnstile.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur utilisation. Selon le traitement concerné, vous pouvez aussi vous y opposer ou exercer votre droit à la portabilité.

Pour exercer ces droits, écrivez à dpo (arobase) octogency.com. Nous vous répondons dans un délai d'un mois. Si la complexité ou le nombre de demandes nécessite une prolongation, nous vous en informons dans ce délai. La réponse peut alors prendre jusqu'à deux mois de plus.

Vous pouvez aussi déposer une réclamation sur le site de la CNIL.